Главная » Справочник » Профессионализм менеджера » Планирование рабочего времени

Планирование рабочего времени

Планирование, или структурирование времени для наиболее эффективного его использования при решении управленческих задач. Планирование может быть долго-, средне– и краткосрочным. Наиболее короткий срок – план рабочего дня.

Тайм-менеджмент активно изучает вопросы детального планирования и затраченного на планирование времени. Планы менеджера не следует слишком детализировать, так как характер управленческой деятельности – творческий и предполагает значительную креативность.

Процесс планирования заключается в том, что называется содержание мероприятий, устанавливаются пути реализации, сроки и привлекаемые ресурсы, определяется результат, которого необходимо достичь. При всей индивидуализации планов есть общие правила планирования, которые следует знать и соблюдать.

Правила планировании рабочего времени:

Перед планированием следует внимательно проанализировать результаты выполнения предыдущего плана. Надо учесть все ошибки как в планировании, так и в выполнении, предусмотреть меры по нейтрализации последствий допущенных ошибок.
Каждый план должен быть выполнен в письменном виде и предусматривать отметки об исполнении. Это дисциплинирует менеджера и позволяет не упустить деталей.
Необходимо устанавливать четкие временные рамки на выполнение каждого дела. Не следует охватывать планом всю продолжительность рабочего дня (недели). Практика показывает, что около 30% времени следует оставлять на непредвиденные дела и обстоятельства. В противном случае на выполнение плана просто не хватит времени.
Планы должны быть реальными и действенными. Их важно состыковать с планами руководства коллег, подчиненных. При изменении обстоятельств следует адекватно и своевременно скорректировать планы.
В каждом плане должен быть внутренний рейтинг дел по срочности и важности. Второстепенные дела руководителю целесообразно поручать подчиненным, оставив за собой лишь контроль. Можно делегировать вниз и важные, но не очень срочные дела.

Рекомендации по проведению рабочего дня

Начало рабочего дня:

настроить себя на позитивное психологическое желание заниматься работой;
уточнить план дня, сверив его с секретарем (помощником);
заняться в первую очередь важными и срочными делами.

Основная часть рабочего дня:

соблюдать размеренный темп, своевременно делать паузы для отдыха;
обязательно завершать начатое, не оставляя недоделок и неясностей;
избегать действий, вызывающих обратную реакцию или ломающих планы;
контролировать время (регламент) и планы.

Завершение рабочего дня:

подвести итог сделанного;
уточнить план на следующий день;
переключить мысли на отдых и нерабочие дела.

Руководителю не следует тратить на планирование работы более 1% своего времени. Практика показывает, что увеличение времени планирования неэффективно и нецелесообразно.

Предыдущая статья Планирование карьеры менеджера Следующая статья Подбор сотрудников

Статьи по теме