Планирование времени

В трудовом дне менеджера можно выделить три основные группы причин потерь времени:

• непрофессиональные действия руководителя в части использования своего рабочего времени;
• не зависящие от менеджера обстоятельства, приводящие к непроизводительным потерям времени;
• особенности личности руководителя, которые вызывают потери времени.

Это такие причины как:

1. Бесплановость работы . Руководитель предпочитает решать проблемы по мере их поступления. В результате работа часто прерывается для уточнений и разъяснений. При этом отвлекаются не только исполнители, которым необходимы недостающие инструкции, но и руководители, вынужденные давать пояснения.
2. Неэффективная система коммуникаций . Плохо налаженный в организации обмен информацией приводит к ее искажениям, несвоевременному поступлению, субъективному восприятию получателями. Руководитель в условиях некачественной информации неизбежно делает ошибки в принимаемых решениях. Исправление допущенных ошибок приводит к непроизводительным потерям времени.
3. Отсутствие рейтинга работ . Неумение распределять дела по степени их срочности и важности приводит к тому, что менеджер сначала занимается делами, которые не имеют большого значения, либо могли бы подождать. При этом на них расходуется время, необходимое для решения действительно важных либо нетерпящих отлагательства проблем.
4. Отсутствие делегирования полномочий . Менеджер тратит время на выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Фактически речь идет о неуверенности в должной квалификации подчиненных, что отрицательно сказывается на рабочем микроклимате. Но недостаток такого подхода значительно глубже – выполняя работу за своих подчиненных, менеджер не успевает сделать то, что нельзя перепоручить другим.
5. Неэффективная система мотивации . Слабая мотивация приводит к низкой производительности труда. Это касается не столько менеджеров, сколько сотрудников компании. А вот низкая производительность прямо ведет к дефициту времени. Вторая группа причин потери времени – не зависящие от менеджера – вызвана внешними факторами, влияние на которые сильно затруднено. Полностью избавиться от них невозможно, можно лишь попытаться несколько уменьшить потери времени от них.
6. Вызовы на совещания . Вышестоящие инстанции постоянно проводят различные совещания и заседания. Продолжаются они часами, собирают много участников. Как правило, такие многочисленные и многословные «посиделки» лишь создают видимость дела, подменяя живую работу. Все можно было бы обсудить гораздо быстрее и с меньшим числом участников, что значительно сократило бы потери времени.
7. Работа с корреспонденцией . Специальные исследования показывают, что руководитель около 25% своего времени тратит на работу с бумагами: входящей и исходящей корреспонденцией. Действенным решением проблемы потерь времени от работы с корреспонденцией является первичная обработка корреспонденции, которую осуществляет помощник. Он сортирует документы на три части: важные, возможно важные и второстепенные. По первым двум готовит проект резолюции, по третьей части достаточно общего обзора, чтобы руководитель имел общее представление о корреспонденции.
8. Поток рутинных дел . Многие каждодневные дела сложно передать подчиненным; к тому же присутствует ощущение, что это можно сделать быстро. Однако дел набирается много, к тому же часто добавляется еще что-то срочное. Иногда заместители умышленно перестраховываются, не хотят брать на себя ответственность, поэтому перекладывают решение на руководителя, обращаются с просьбами «посоветоваться». В результате суммарные потери времени оказываются весьма значительными.
9. «Воры времени». Это непредвиденные дела и встречи. Часть из них действительно требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Имеется много различных видов «воров времени»: телефонные звонки, неожиданные посетители, заглядывающие коллеги, изменения в планах, исправление допущенных ошибок, неумелые совещания, бесполезные дискуссии, нерешительность, затягивание принятия решений, чрезмерная офисная бюрократия и т.д. Третья группа причин потерь времени – особенности личности руководителя – связаны с его характером, темпераментом, стилем жизни и работы. Это самая серьезная группа факторов, так как поменять себя очень сложно.
10. Постоянная спешка . В состоянии спешки менеджер не успевает сосредоточиться на той задаче, которую он выполняет в данный момент, и, как правило, идет по тому пути, который первым пришел на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно, более рациональных способах решения данной задачи. К тому же выполненное в спешке дело часто получается некачественным и на его исправление тратится больше времени, чем было сэкономлено.
11. «Надомная работа». Постоянные доработки документов дома порождают порочный замкнутый круг нескончаемых дел. Менеджер не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден доделывать их дома за счет своего свободного времени, отдыха, личной и семейной жизни. В результате – снижение работоспособности, что приводит к недоработкам и снова к необходимости «надомной работы». Этот замкнутый круг – следствие неправильно организованного рабочего времени, который следует разрушить.
12. Суетливость . Она проявляется у менеджеров-холериков. Импульсивность и неустойчивая энергичность накладываются на плохую организацию рабочего дня. Суетливому руководителю тяжело выбрать, какому делу отдать предпочтение. Он часто «мечется» между несколькими делами, которые кажутся ему одинаково важными и срочными. Поскольку выбор очередности дел затягивается, теряется время.