Типология, композиционные и языковые особенности служебных документов
Официально-деловая письменная речь в любой языковой культуре, в том числе в русской, призвана служить осуществлению основных функций права. Правовые отношения требуют документального закрепления, так как только записанная регламентированная информация приобретает юридическую силу.
В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами называли деловые бумаги, имевшие правовую значимость.
В дальнейшем у слова документ развились два новых значения:
- узкое, бытовое: паспорт, удостоверение;
- переносное, расширительное: всё то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства – документ эпохи и т. п.).
Единые международные требования, предъявляемые к служебной информации, – это объективность, актуальность, аргументированность, полнота.
В социальном плане любой официальный документ одновременно выполняет несколько функций.
Общие функции документа:
- информативная (документ создаётся для сохранения информации);
- социальная (документ определяется той или иной социальной потребностью и, следовательно, является социально значимым);
- коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между учреждениями или учреждениями и частными лицами);
- культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции).
Специальные функции документа:
- управленческая (документ представляет собой инструмент управления);
- правовая (документ закрепляет правовые нормы);
- функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).
Функции определяют требования к документу:
- соблюдение норм официально-делового этикета;
- лаконичность и информативность содержания – например, письмо не должно превышать объёма 1–2 страниц, одновременно документ должен быть достаточно информативен. Недостаточность информации может вынуждать к дополнительным запросам, избыточность – привести к затруднению восприятия сути документа;
- объективность информации предполагает, что деловое письмо отражает реальное состояние дел и дает непредвзятую оценку событий;
- структурированность изложения, или композиция, – это последовательность расположения составных частей документа (аспектов). Модель аспекта состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет предполагаемые, желательные события (просьбы, предложения, требования);
- унификация, т. е. становление единообразия состава и форм управленческих документов, и стандартизация – форма юридического закрепления унификации. В рамках унификации и стандартизации создана Единая государственная система документации, изданы ГОСТы, развивается система, связанная с электронными видами коммуникации.
В сфере культуры официально-деловой речи действуют текстовые и языковые нормы. Текстовые нормы регулируют закономерности построения определённых типов и частей текста, языковые – регулируют закономерности отбора языкового материала для передачи конкретных обстоятельств дела. Имеется в виду выбор лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и грамматических средств – главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста.
Документ состоит из отдельных элементов, которые называют реквизитами (лат. требуемое, необходимое). Набор реквизитов зависит от вида и назначения документа. Форма документа (схема, отражающая семантико-информационную структуру текста) предоставляет в распоряжение составителя определённый набор реквизитов и определённую их композицию (последовательность и порядок их размещения в тексте документа).
Наиболее частотные (общие для ряда документов) реквизиты:
- адресат документа;
- адресант документа;
- заглавие (жанр) документа;
- заглавие к содержанию текста документа;
- список приложений к документу;
- подпись;
- дата.
Именно реквизиты обеспечивают юридическую силу документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Таким образом, юридическая сила документа предполагает наличие трёх условий (составляющих):
- соблюдение при подготовке документа действующих норм законодательства;
- издание документа в пределах компетенции;
- соблюдение действующих правил составления и оформления документов.
Все документы классифицируются по различным основаниям:
- по видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на организационно-распорядительные (управленческие), учебно-методические, плановые, финансово-расчётные и др.;
- по способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, напечатанные на компьютере), графические и фото-, фоно-, кинодокументыпо месту составления документы подразделяются на используемые для решения внешних и внутренних вопросов; внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию;
- по содержанию: простые (посвящённые одному вопросу) и сложные (охватывающие ряд вопросов);
- по форме: индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои особенности), трафаретные имеют заранее напечатанный текст с пробелами (когда часть документа отпечатана, а часть заполнена) и типовые (созданные для группы однородных предприятий, организаций);
- по критерию первичности происхождения: первичные (содержат исходную информацию) и вторичные (содержат обобщенную, суммированную информацию первичных документов);
- по срокам исполнения: срочные (требующие исполнения в определённый срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);
- по степени гласности (по фактору доступности): документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (бывают различной степени секретности: особой важности, совершенно секретные, секретные, для служебного пользования, с грифом «конфиденциально»);
- по степени подлинности: подлинники (подлинные), копии, выписки, дубликаты.
Основной функцией документа является фиксирование сведений, событий, фактов, прав, обязательств и сопутствующих обстоятельств.
Процессуальный документ – это представленная на материальном носителе в письменной форме информация, которая регламентирует порядок проведения следственных действий, фиксирует их результаты, а также решения по вопросам расследуемого дела.
К процессуальным документам, составляемым в ходе уголовного судопроизводства, законодатель предъявляет определённые требования.
Так, процессуальные документы должны:
- полностью соответствовать требованиям, которые предъявляются к их содержанию и форме нормами права, регламентирующими составление того или иного документа;
- опираться на установленные законом основания их составления;
- содержать развёрнутое изложение мотивов их принятия соответствующими органами и должностными лицами, ведущими уголовное судопроизводство.
Несоблюдение требований, предъявляемых УПК РФ к оформлению процессуальных документов, влечёт за собой нарушение принципов законности, мотивированности и обоснованности.
Последствием таких нарушений является отмена вынесенных процессуальных решений.
Процессуальные документы, составляемые следователем (дознавателем) и прокурором на стадии предварительного следствия, подразделяются на четыре вида:
- протоколы;
- постановления;
- обвинительные заключения;
- другие процессуальные документы.
Наряду с процессуальными документами по уголовному делу составляются и направляются в соответствующие органы служебные документы. К служебным относятся документы, непосредственно касающиеся личности подозреваемого, обвиняемого, другие документы, необходимые для расследования конкретного уголовного дела.
Служебными документами являются:
- запрос об истребовании характеристики;
- запрос об истребовании копии приговора;
- отношение о вызове специалиста для участия в производстве следственного действия;
- письмо-требование (о назначении защитника);
- иные документы.
Анализ действующего законодательства и судебной практики позволяет отметить следующие особенности процессуальных документов:
- процессуальные документы составляются на основании положений УПК РФ, регламентирующих проведение следственных и иных действий при рассмотрении уголовного дела;
- процессуальные документы должны соответствовать положениям УПК РФ и оформляться на установленных уголовно-процессуальным законодательством бланках;
- для применения того или иного процессуального документа имеет значение судебная практика, так как она выявляет нарушения в составлении такой документации, на основе судебной практики даются рекомендации, разъяснения по оформлению и применению актов следствия и дознания.
К административно-процессуальным документам относятся:
- протокол;
- постановление;
- определение;
- другие процессуальные документы.
Наряду с процессуальными документами по рассматриваемому делу составляются и направляются в соответствующие органы служебные документы. К служебным относятся документы, непосредственно касающиеся личности правонарушителя, другие документы, необходимые для рассмотрения конкретного дела по административному правонарушению.
Служебными документами являются:
- рапорт;
- запрос;
- письмо-требование;
- иные документы.
К административно-процессуальным и служебным документам, составляемым в ходе рассмотрения дела, предъявляются определённые требования:
- протоколы, постановления, определения, служебная документация должны быть правильно оформлены с точки зрения норм права, предусмотренных КоАП РФ, а также с точки зрения языковых норм;
- наличие различного рода документов в деле об административном правонарушении должно быть обусловлено осуществлением процессуальных действий, предусмотренных КоАП РФ. Так, процессуальными действиями обусловлены: протокол о применении к лицу мер обеспечения производства по делу; заключение эксперта; сведения, необходимые для разрешения дела, истребованные сотрудниками органов внутренних дел в соответствии со ст. 26.10 КоАП РФ;
- нарушения, допущенные при составлении административно-процессуальных документов (составление документа лицом, в компетенцию которого не входит такая деятельность; неполнота информации и др.), ведут к их недействительности, что в свою очередь влечёт наступление нежелательных и непоправимых последствий, в частности невозможность привлечения виновных лиц к административной ответственности, отмену принятого постановления по делу.
Основой текстов законов, процессуальных документов является юридическая терминология. Юридический термин – это слово (или словосочетание), которое употреблено в законодательстве и является обобщенным наименованием юридического понятия
Признаками юридического термина авторы учебников и учебных пособий называют:
- однозначность;
- отсутствие эмоционально-экспрессивной окраски;
- строгую логическую очерченность семантических границ.
Способы образования юридических терминов.
Для обозначения понятий в нормативных правовых текстах используются следующие способы:
- словообразование, т. е. создание терминов с помощью существующих в языке словообразовательных элементов (недонесение, расследование);
- переосмысление, т. е. перенос наименования для обозначения понятия в связи с возникающими ассоциациями (избирательный блок, поворот судебного решения);
- объединение в словосочетание, т. е. передача понятия посредством сочетания двух или более слов (уголовная ответственность, условно-досрочное освобождение);
- заимствование, т. е. закрепление терминологических наименований иноязычного происхождения (дактилоскопия, виктимология).
К специфическим свойствам термина относятся также системность и наличие дефиниции, чёткая сфера применения и стилистическая нейтральность.
- Виды правки и корректурные знаки
- Этапы редактирования текстов служебных документов
- Характеристика информационно-справочных документов
- Типы распорядительных документов
- Особенности организационных документов
- Особенности заявления
- Характеристика
- Классификации юридических терминов по различным основаниям
- Параллельные синтаксические конструкции
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу