Двойная запись, ее сущность и значение

Движение имущества (хозяйственных средств) в организациях отражается в учетных записях в виде отдельных хозяйственных операций. Хозяйственные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета с применением системы (метода) двойной записи.

Система двойной записи возникла в эпоху Ренессанса. Первое ее системное описание появилась в 1494 г. (два года спустя после открытия Колумбом Америки). Оно было дано Лукой Пачоли, францисканским монахом, другом Леонардо да Винчи.Великий немецкий поэт Гете назвал двойную запись (двойную бухгалтерию) «одним из самых замечательных изобретений человеческого разума».

Выдающийся экономист и социолог Вернер Зомбарт считал, что «двойная запись вызвана к жизни тем же духом, что системы Галилея и Ньютона» [96].
Система двойной записи основывается на принципе двойственности, гласящем, что все экономические явления имеют два аспекта: увеличение и уменьшение, пожертвование и приобретение, возникновение и исчезновение, которые компенсируют друг друга (такое понимание принципа двойственности было характерно для замечательного русского бухгалтера А.М.Галагана).

Многие современные экономисты также считают, что метод двойной записи хозяйственных операций в бухгалтерском учете обусловлен не столько техникой ведения учетной регистрации, сколько экономической природой смены формы стоимости в процессе кругооборота средств. В процессе кругооборота каждая хозяйственная операция приводит к переходу стоимости из одной формы в другую. Начальные и конечные формы стоимости в процессе производства оказываются разными.

Все это вызывает необходимость отражать каждую форму стоимости в ее первоначальном и конечном виде. Имеются и другие мнения экономистов, одни из которых считают, что двойная запись несет юридическое содержание (взаимосвязанное отражение хозяйственных процессов на счетах имеет правовую основу связей), другие – что двойная запись – это логическая конструкция, пригодная для отражения любых числовых значений.

В каждой теории есть свои положительные и отрицательные стороны. Все они заслуживают научного внимания и осмысления их содержания при изучении теории бухгалтерского учета.
Более глубокое рассуждение позволяет сделать вывод о том, что все таки, двойная запись хозяйственных операций обусловлена экономической природой смены одной формы потребительской стоимости на другую (или потери этой стоимости, либо получении указанной стоимости без обмена в процессе кругооборота средств).

Но в современной хозяйственной жизни для любой хозяйственной операции предшествует правовая основа (аспект) связей, хотя приоритет в бухгалтерском учете принадлежит экономическому содержанию отражаемых фактов хозяйственной жизни.

В системе двойной записи любой факт хозяйственной жизни (хозяйственная операция) должен быть зарегистрирован как минимум дважды: по дебету одного и кредиту другого счета таким образом, чтобы общая сумма по дебету уравновешивала общую сумму по кредиту.
Правила двойной записи предполагают, что для отражения любой хозяйственной операции требуется по крайней мере два счета, т.е. должен быть один или более дебетуемых счетов и один или более кредитуемых счетов. Итог записей по дебету счетов должен быть равен итогу записей по кредиту счетов.

Таким образом, по существующей методике каждая хозяйственная операция для отражения ее на счетах записывается два раза: один раз на дебете одного счета и второй раз на кредите другого счета, причем на одну и ту же сумму.

Двойная запись – это способ отражения на счетах бухгалтерского учета фактов хозяйственной жизни с целью их трансформации в хозяйственные операции и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении.

Приведем примеры отражения операций на счетах бухгалтерского учета по методу двойной записи.

Первая операция. Из кассы организации выданы под отчет работнику организации 5 000 руб. на командировочные расходы. В результате этой операции затрагиваются два счета. Оба счета по отношению к балансу являются активным, так как на них отражаются средства. Приведенная операция вызвала уменьшение суммы наличных денег в кассе и увеличение задолженности подотчетного лица. Поэтому сумма 5 000 руб. будет записана по дебету счета «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета «Касса».

Вторая операция. По решению учредителей организации часть нераспределенной прибыли присоединена к уставному капиталу в сумме 20 000 руб. Эта операция вызывает изменения на пассивных счетах, которые находятся в пассиве баланса. Записи на счетах следует производить в дебете счета «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и кредите счета
«Уставный капитал» на одну и ту же сумму.

Третья операция. Получены от поставщиков материалы на сумму
150 000 руб. Стоимость материалов еще не уплачена поставщикам. Эта операция затрагивает активный счет «Материалы» и пассивный счет
«Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В результате хозяйственной операции произошло увеличение материалов (актива баланса) и увеличение кредиторской задолженности перед поставщиками (пассива баланса) на сумму 150 000 руб.

Четвертая операция. Выданы из кассы денежные средства работникам организации в счет задолженности по заработной плате в сумме 10 000 руб. Эта операция затрагивает активный счет «Касса» и пассивный счет «Расчеты с персоналом по оплате труда». В результате хозяйственной операции произошло одновременное уменьшение средств (актив баланса)и источников их образования (пассив баланса) на сумму 10 000 руб.

Рассмотренные примеры хозяйственных операций характеризуются двойственностью и взаимностью.

Двойная запись является основой сохранения указанных свойств и контроля за записями хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Взаимосвязь между счетами бухгалтерского учета, образованную посредством двойной записи хозяйственных операций, называется корреспонденцией счетов, а сами счета – корреспондирующими.

Факты хозяйственной жизни осмысливаются через хозяйственные операции, представляющие собой априорные знания о ФХЖ. Априорные знания или умозаключения о ФХЖ реализуется путем составления бухгалтерских проверок. Другими словами, для регистрации хозяйственных операций на счетах составляется схема корреспонденции счетов. Письменное отражение схемы корреспонденции счетов и суммы хозяйственной операции называется проводкой (записью, логико-знаковая модель или счетная формула хозяйственной операции).

Проводки (записи) могут быть простые и сложные. При корреспонденции двух счетов – одного по дебету и другого по кредиту – составляется простая проводка.

Бухгалтерские записи (счетные формулы), в результате которых один счет по дебету корреспондирует с несколькими счетами по кредиту и, наоборот, несколько счетов по дебету корреспондируют с одним счетом по кредиту, называется сложной проводкой.
Двойная запись в системе счетов обеспечивает не только взаимосвязанное отражение движения хозяйственных средств и источников, но и систематизацию и группировку информации о них по качественно однородным признакам.

Все бухгалтерские записи составляются на документе, которым оформлена данная операция. Каждой бухгалтерской операции присваивается свой очередной порядковый номер, под которым она затем значится в учете.

Хозяйственные операции записываются на бухгалтерских счетах по мере их совершения в календарной последовательности. Такие записи принято называть хронологическими. Хронологическая запись служит важным средством контроля за сохранностью документов, своевременностью и полнотой отражения операций на счетах. Регистрацию хозяйственных операций по определенной системе счетов бухгалтерского учета принято называть систематической записью.

Хронологическая и систематическая записи осуществляются раздельно или вместе. При раздельной записи операции в хронологической последовательности отражают в специальном регистрационном журнале по следующей форме.

При системе счетов операции записывают в учетную таблицу, ведомость или Главную книгу. При совмещенной записи суммы по хозяйственным операциям записывают в учетной таблице (ведомости, журнале-ордере и т.п.) одной строкой в хронологическом и систематическом порядке.

Следует отметить, что прежде чем составить корреспонденцию счетов по данной операции и записать ее проводкой в хронологическом и систематическом порядке, необходимо: внимательно изучить содержание хозяйственной операции; установить каким документом подтверждается данный факт хозяйственной жизни; выяснить движение или изменение каких объектов бухгалтерского наблюдения характеризует данный факт; определить какие счета бухгалтерского учета необходимо использовать для отражения хозяйственной жизни.